Verzeichnisse

Zuerst Administration > Verzeichnisse auswählen.

Hier können Sie die Portfolio-Struktur des Mandanten beliebig gestalten.

Sie können ein Verzeichnis per Drag & Drop auf gewünschte Position ziehen.

Darüber hinaus stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

	Name und Beschreibung des Verzeichnisses ändern
	Fristen für Email Benachrichtigung definieren
	Verzeichnis löschen
	Neues Unterverzeichnis erstellen
	Zugriffsrechte für das Verzeichnis ändern

Tipp! Ein gelber Schlüssel signalisiert, dass einige der vorhandenen Verzeichnis-Rollen dem Verzeichnis (Spalte Verzeichnisstruktur) zugewiesen sind.

Ein grauer Schlüssel signalisiert, dass die Zugriffsrechte für das Verzeichnis vom Oberverzeichnis übernommen wurden.

Fristen für E-Mail Benachrichtigung

Nach dem Anklicken der Schaltfläche Blatt mit Stift können Sie einen Zeitraum für Aufgaben fest legen.

Die Spalte E-Mail Benachrichtigung stellt alle Fristen dar.

Erinnerung an Mitarbeiter an nicht rechtzeitig erledigte Aufgaben, die vor X Tage liegen.

Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden Emails den Mitarbeitern zugeschickt, die den Aufgaben zugeordnet sind und:

• der Aufgaben-Anfang liegt im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (bspw. 2) Tage und der abgeschlossene Prozentsatz für diesen Vorgang ist gleich 0.

• das Aufgaben-Ende liegt im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (bspw. 2) Tage und der abgeschlossene Prozentsatz für diesen Vorgang ist weniger als 100.

Erinnerung an Mitarbeiter an bevorstehende Aufgaben, die nach X Tage liegen

Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden Emails den Mitarbeitern zugeschickt, die den im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 3) Tage liegenden (anfangenden) Aufgaben zugeordnet sind. Bspw. heute ist 15 Juli und 3 Tage eingetragen sind, dann im Zeitraum von 15.07 bis 18.07 .

Benachrichtigung von Mitarbeitern über Terminänderungen, die in X Tage liegen

Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden Emails den Mitarbeitern zugeschickt, die den im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 1) Tage liegenden Aufgaben zugeordnet worden sind und bei diesen Aufgaben Terminänderungen eingetreten sind.

Benachrichtigung von Benutzern über Terminänderungen, die in X Tage liegen

Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden Emails den Benutzern zugeschickt, die die im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 7) Tage zugeordneten Mitarbeiter als Untergeordneten haben.

Untergeordnete Mitarbeiter kann man durch den Menüpunkt Administration/Benutzer, Spalte Aktion, Schaltfläche definieren. Das Feld Filter soll dabei leer sein.

Benachrichtigung von Benutzern über Meilenstein-Terminänderungen, die in X Tage liegen

Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden Emails den Benutzern zugeschickt, wenn Meilenstein-Termine verschoben wurden.

Benachrichtigung von Benutzern über Negativen Aufwand, die in X Tage liegen

Diese Option ist nur bei einer Termintreu-Planung relevant und verfügbar. Wenn die eingeschaltet ist, werden Emails den Benutzern zugeschickt, wenn die den Vorgängen zugeordneten Mitarbeiter arbeitsfreie Tage haben und an diesen Tagen keine Ersatzpersonalressourcen den Vorgängen zugewiesen worden sind.

Achtung!

Beim ersten E-Mail-Versand werden alle Vorgänge vom Projektstart bis bspw. 17.07. aufgelistet. Dann kommen nur neue Vorgänge dazu, d.h. wenn Info über einen Vorgang bspw. a1 einem Mitarbeiter gesendet wurde, kriegt der Mitarbeiter mit der nächsten Email kein Info über a1, obwohl der Vorgang im definierten Zeitraum liegt.

Verzeichnis löschen

Klicken Sie die Symbolschaltfläche an.

Neues Unterverzeichnis erstellen

• Klicken Sie die Symbolschaltfläche an.

• Klicken Sie die Symbolschaltfläche in der Zeile des neuen Verzeichnisses an und geben Sie einen Namen und Beschreibung für das neue Verzeichnis ein.

Zugriffsrechte für das Verzeichnis ändern

• Klicken Sie die Symbolschaltfläche an.

• Ändern Sie die Zugriffsrechte.

Hinweis: Zugriffsrechte für Oberverzeichnis gelten auch für Unterverzeichnisse, wenn nicht anders definiert wurde.