Verzeichnisse

Ziel: Sie gestalten die Portfolio-Struktur (Verzeichnisse) des Mandanten und verwalten Fristen für E-Mail-Benachrichtigungen, neue Unterverzeichnisse und Zugriffsrechte.

Voraussetzung: Sie sind als Administrator angemeldet.

Schritt für Schritt

  1. Administration > Verzeichnisse auswählen.

    Verzeichnisstruktur des Mandanten

  2. Ein Verzeichnis per Drag & Drop an die gewünschte Position ziehen.

Ergebnis prüfen

Die Verzeichnisstruktur zeigt die neue Anordnung. Darüber hinaus stehen Ihnen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

Symbolschaltflächen zur Verzeichnisverwaltung

Symbolschaltfläche „Stift“ zum Bearbeiten des Verzeichnisses

Name und Beschreibung des Verzeichnisses ändern / Fristen für Email-Benachrichtigung definieren

Symbolschaltfläche zum Löschen des Verzeichnisses

Verzeichnis löschen

Symbolschaltfläche zum Erstellen eines Unterverzeichnisses

Neues Unterverzeichnis erstellen

Symbolschaltfläche zum Ändern der Zugriffsrechte

Zugriffsrechte für das Verzeichnis ändern

Tipp! Ein gelber Schlüssel signalisiert, dass einige der vorhandenen Verzeichnis-Rollen dem Verzeichnis (Spalte Verzeichnisstruktur) zugewiesen sind. Ein grauer Schlüssel signalisiert, dass die Zugriffsrechte für das Verzeichnis vom Oberverzeichnis übernommen wurden.

Fristen für E-Mail-Benachrichtigung

  1. Die Schaltfläche Blatt mit Stift anklicken.

    Dialog zum Festlegen der E-Mail-Benachrichtigungsfristen

  2. Einen Zeitraum (in Tagen) für die jeweilige Benachrichtigung festlegen.

Die Spalte E-Mail-Benachrichtigung stellt alle Fristen dar.

Spalte „E-Mail-Benachrichtigung“ mit den festgelegten Fristen

Erinnerung an Mitarbeiter an nicht rechtzeitig erledigte Aufgaben, die vor X Tagen liegen. Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden E-Mails an die den Aufgaben zugeordneten Mitarbeiter verschickt, wenn:

  • der Aufgaben-Anfang im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (bspw. 2) Tage liegt und der abgeschlossene Prozentsatz für diesen Vorgang gleich 0 ist.

  • das Aufgaben-Ende im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (bspw. 2) Tage liegt und der abgeschlossene Prozentsatz für diesen Vorgang weniger als 100 ist.

Erinnerung an Mitarbeiter an bevorstehende Aufgaben, die nach X Tagen liegen. Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden E-Mails an die Mitarbeiter verschickt, deren im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 3) Tage liegende (beginnende) Aufgaben zugeordnet sind. Beispiel: Ist heute der 15. Juli und sind 3 Tage eingetragen, gilt der Zeitraum vom 15.07. bis 18.07.

Benachrichtigung von Mitarbeitern über Terminänderungen, die in X Tagen liegen. Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden E-Mails an Mitarbeiter verschickt, deren im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 1) Tage liegende Aufgaben eine Terminänderung erfahren haben.

Benachrichtigung von Benutzern über Terminänderungen, die in X Tagen liegen. Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden E-Mails an Benutzer verschickt, die im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (bspw. 7) Tage zugeordnete Mitarbeiter als Untergeordnete haben. Untergeordnete Mitarbeiter legen Sie über Administration > Benutzer, Spalte Aktion, Schaltfläche Symbolschaltfläche zum Festlegen untergeordneter Mitarbeiter fest — das Feld Filter muss dabei leer bleiben.

Benachrichtigung von Benutzern über Meilenstein-Terminänderungen, die in X Tagen liegen. Wenn diese Option eingeschaltet ist, werden E-Mails an Benutzer verschickt, wenn Meilenstein-Termine verschoben wurden.

Benachrichtigung von Benutzern über negativen Aufwand, die in X Tagen liegen. Diese Option ist nur bei einer termintreuen Planung relevant und verfügbar. Ist sie eingeschaltet, werden E-Mails an Benutzer verschickt, wenn die den Vorgängen zugeordneten Mitarbeiter arbeitsfreie Tage haben und an diesen Tagen keine Ersatz-Personalressourcen den Vorgängen zugewiesen worden sind.

Achtung! Beim ersten E-Mail-Versand werden alle Vorgänge vom Projektstart bis zum Stichtag (bspw. 17.07.) aufgelistet. Danach kommen nur noch neue Vorgänge hinzu — wurde ein Mitarbeiter bereits über einen Vorgang informiert, erhält er bei der nächsten E-Mail keine erneute Information dazu, auch wenn der Vorgang weiterhin im definierten Zeitraum liegt.

Verzeichnis löschen

Die Symbolschaltfläche Symbolschaltfläche zum Löschen des Verzeichnisses anklicken.

Neues Unterverzeichnis erstellen

  1. Die Symbolschaltfläche Symbolschaltfläche zum Erstellen eines Unterverzeichnisses anklicken.

  2. Die Symbolschaltfläche Symbolschaltfläche „Stift“ zum Bearbeiten des Verzeichnisses in der Zeile des neuen Verzeichnisses anklicken und einen Namen sowie eine Beschreibung für das neue Verzeichnis eingeben.

Zugriffsrechte für das Verzeichnis ändern

  1. Die Symbolschaltfläche Symbolschaltfläche zum Ändern der Zugriffsrechte anklicken.

  2. Die Zugriffsrechte ändern.

Zugriffsrechte-Dialog eines Verzeichnisses mit Verzeichnis-Rollen

Hinweis: Zugriffsrechte für das Oberverzeichnis gelten auch für Unterverzeichnisse, wenn nicht anders definiert.

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