Email-Benachrichtigung¶

Ziel: Sie richten den automatischen E-Mail-Versand an Projektbeteiligte ein — z. B. bei Terminänderungen oder bevorstehenden Aufgaben — und passen bei Bedarf die verwendeten E-Mail-Vorlagen an.

Das Modul E-Mail-Benachrichtigung ermöglicht einen automatischen Versand von E-Mails an die an einem Projekt beteiligten Personen.

Funktionen

• Erinnerung an Mitarbeiter über bevorstehende Aufgaben

• Erinnerung an Mitarbeiter über nicht rechtzeitig erledigte Aufgaben

• Benachrichtigung von Mitarbeitern über Terminänderungen

• Benachrichtigung von Benutzern über Terminänderungen

• Benachrichtigung von Benutzern über Meilenstein-Terminänderungen

• Benachrichtigung von Benutzern über negativen Aufwand

Zugriffsrechte

Um E-Mail-Vorlagen zu bearbeiten, benötigt ein Benutzer die Benutzer-Rolle Mandanten-Administrator. Um die Fristen für den automatischen E-Mail-Versand festzulegen, benötigt ein Benutzer die Verzeichnis-Rolle Root-Verzeichnis Administrator.

E-Mail-Vorlagen überprüfen oder ändern¶

Schritt für Schritt¶

1. Die Schaltfläche Mail anklicken.

   

2. Vorhandene E-Mail-Vorlagen überprüfen oder ändern und bei Bedarf neue erstellen.

   

Fristen für die E-Mail-Benachrichtigung festlegen¶

Schritt für Schritt¶

1. Administration > Verzeichnisse anklicken.

2. In der Spalte Aktion die Schaltfläche Blatt mit Stift betätigen.

   

3. Das Register E-Mail-Benachrichtigung auswählen und den Zeitraum für die Aufgaben festlegen.

   

Ergebnis prüfen¶

Die Spalte E-Mail-Benachrichtigung zeigt alle festgelegten Fristen an.

Bedeutung der einzelnen Benachrichtigungen¶

Erinnerung an Mitarbeiter an nicht rechtzeitig erledigte Aufgaben, die vor X Tagen liegen. Ist diese Option eingeschaltet, werden E-Mails an die Mitarbeiter verschickt, die den Aufgaben zugeordnet sind, und zwar wenn:

• der Aufgaben-Anfang im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (z. B. 2) Tage liegt und der abgeschlossene Prozentsatz für den Vorgang gleich 0 ist,

• oder das Aufgaben-Ende im Zeitraum vom aktuellen Datum minus X (z. B. 2) Tage liegt und der abgeschlossene Prozentsatz für den Vorgang weniger als 100 beträgt.

Erinnerung an Mitarbeiter an bevorstehende Aufgaben, die nach X Tagen liegen. Ist diese Option eingeschaltet, werden E-Mails an die Mitarbeiter verschickt, die den im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (z. B. 3) Tage beginnenden Aufgaben zugeordnet sind. Beispiel: Ist heute der 15. Juli und sind 3 Tage eingetragen, gilt der Zeitraum vom 15.07. bis 18.07.

Benachrichtigung von Mitarbeitern über Terminänderungen, die in X Tagen liegen. Ist diese Option eingeschaltet, werden E-Mails an die Mitarbeiter verschickt, deren im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (z. B. 1) Tag liegende Aufgaben von einer Terminänderung betroffen sind.

Benachrichtigung von Benutzern über Terminänderungen, die in X Tagen liegen. Ist diese Option eingeschaltet, werden E-Mails an die Benutzer verschickt, denen die im Zeitraum vom aktuellen Datum plus X (z. B. 7) Tage liegenden Mitarbeiter als Untergeordnete zugeordnet sind. Untergeordnete Mitarbeiter definieren Sie über Administration > Benutzer, Spalte Aktion, Schaltfläche — das Feld Filter muss dabei leer sein.

Benachrichtigung von Benutzern über Meilenstein-Terminänderungen, die in X Tagen liegen. Ist diese Option eingeschaltet, werden E-Mails an die Benutzer verschickt, wenn Meilenstein-Termine verschoben wurden.

Verwandte Themen¶

• iCalendar

• Timeline

• Zusatzmodule konfigurieren