Daten Management System (DMS)¶
Modul Daten Management System (DMS) ermöglicht Ihnen Verwaltung von Projektdokumenten.
Funktionen
Dokumente können zusammen mit einem Projekt, Teilprojekt und Vorgang im vordefinierten Ordnerstruktur gespeichert werden
Alle Dokumente werden Revisionssicher gespeichert
Alle Dokument-Revisionen können abgerufen und wiederhergestellt werden
Zugriffsrechte
Minimale Zugriffsrechte um Projekt-Dokumente zu lesen:
Benutzer-Rollen
Dokumente lesen
Ressourcenpool lesen
Verzeichnis-Rolle
Projekt lesen
Für Benutzer je nach Bedarf können noch folgende Zugriffsrechte vergeben werden:
Benutzer-Rollen
Dokumente anlegen
Dokumente ändern
Dokumente löschen
Dokumente wiederherstellen
Ordnerstruktur verwalten
Dokumente
Zuerst wählen Sie Zusatzmodule > DMS > Dokumente aus.
Hier sind alle den Projekten bzw. deren Vorgängen zugeordneten Dokumente aufgelistet.
In der Spalte Aktion können Sie:
Dokumente löschen.
Dokumente sich anzeigen lassen
Versionierung eines Dokuments verfolgen
wiederherstellen von gelöschten Dokumenten
Hinweis
Beim Projekt-Löschen werden zugehörige Dokumente auch gelöscht. Beim Wiederherstellen vom Projekt werden dessen Dokumente auch wiederhergestellt.
Gelöschte Dokumente werden nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus der DB endgültig gelöscht.
Die Größe von hinzugefügten Dokumenten können Sie durch Mandanteneigenschaften begrenzen, indem Sie zuerst Administration > Mandanten > Bearbeiten anklicken.
und anschliessend die Große eintragen.
Ordnerstruktur
Sie können Ordnerstruktur frei definieren.
Hinweis
Dokumenten-Ordnerstruktur wird in Rillsoft Integration Server für gesamten Mandanten verwaltet und gilt für alle Projekte des Mandanten.
Beim Löschen eines DMS-Ordners werden dessen Dokumente ins Hauptordner verschoben.