Daten Management System (DMS)¶
Ziel: Sie verwalten Projektdokumente revisionssicher in einer frei definierbaren Ordnerstruktur.
Das Modul Daten Management System (DMS) ermöglicht die Verwaltung von Projektdokumenten.
Funktionen
Dokumente können zusammen mit einem Projekt, Teilprojekt oder Vorgang in einer vordefinierten Ordnerstruktur gespeichert werden.
Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert.
Alle Dokument-Revisionen können abgerufen und wiederhergestellt werden.
Zugriffsrechte
Um Projekt-Dokumente zu lesen, sind mindestens folgende Zugriffsrechte nötig:
Benutzer-Rollen: Dokumente lesen, Ressourcenpool lesen
Verzeichnis-Rolle: Projekt lesen
Je nach Bedarf können zusätzlich folgende Benutzer-Rollen vergeben werden: Dokumente anlegen, Dokumente ändern, Dokumente löschen, Dokumente wiederherstellen, Ordnerstruktur verwalten.
Dokumente ansehen und verwalten¶
Schritt für Schritt¶
Zusatzmodule > DMS > Dokumente auswählen.
Ergebnis prüfen¶
Sie sehen alle den Projekten bzw. deren Vorgängen zugeordneten Dokumente. In der Spalte Aktion können Sie Dokumente löschen, anzeigen, ihre Versionierung verfolgen oder gelöschte Dokumente wiederherstellen.
Bemerkung
Beim Löschen eines Projekts werden auch die zugehörigen Dokumente gelöscht; beim Wiederherstellen des Projekts werden auch dessen Dokumente wiederhergestellt.
Gelöschte Dokumente werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist endgültig aus der Datenbank gelöscht.
Dokumentgröße begrenzen¶
Schritt für Schritt¶
Administration > Mandanten > Bearbeiten anklicken.
Die maximale Größe eintragen.
Ordnerstruktur¶
Die Ordnerstruktur können Sie frei definieren.
Bemerkung
Die Dokumenten-Ordnerstruktur wird in Rillsoft Integration Server für den gesamten Mandanten verwaltet und gilt für alle Projekte des Mandanten.
Beim Löschen eines DMS-Ordners werden dessen Dokumente in den Hauptordner verschoben.
Verwandte Themen¶
DMS-Anbindung vertieft — Zugriffsrechte-Modell und Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen