DMS-Anbindung vertieft

Das Daten Management System (DMS) speichert Projektdokumente revisionssicher in einer mandantenweiten Ordnerstruktur. Zwei Konzepte sind dabei wichtig, die über die reine Bedienung hinausgehen: das Zugriffsrechte-Modell und der Zusammenhang mit der Datenaufbewahrung.

Zugriffsrechte-Modell

Der DMS-Zugriff kombiniert — wie bei den meisten RIS-Funktionen — zwei unabhängige Rollentypen:

  • Eine Benutzer-Rolle mit dem Recht Dokumente lesen (Mindestvoraussetzung), optional ergänzt um Dokumente anlegen, Dokumente ändern, Dokumente löschen, Dokumente wiederherstellen oder Ordnerstruktur verwalten.

  • Eine Verzeichnis-Rolle mit dem Recht Projekt lesen für das Verzeichnis, in dem das jeweilige Projekt liegt — ohne dieses Recht sind auch dessen Dokumente nicht zugänglich.

Details zur Rollenzuordnung: siehe Rollen- und Rechte-Matrix.

Zusammenhang mit Aufbewahrungsfristen

Gelöschte Dokumente werden nicht sofort entfernt, sondern erst nach Ablauf der für den Mandanten konfigurierten Aufbewahrungsfrist endgültig aus der Datenbank gelöscht — derselbe Mechanismus, der auch gelöschte Projekte und Ressourcenpoolrevisionen betrifft, siehe Datenvernichtung. Wird ein gelöschtes Projekt wiederhergestellt, werden auch dessen DMS-Dokumente automatisch mit wiederhergestellt.

Die Ordnerstruktur selbst gilt mandantenweit für alle Projekte des Mandanten, nicht projektspezifisch — eine Umstrukturierung wirkt sich daher auf alle Projekte dieses Mandanten aus.

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